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12 marzo, 2015 | Publicado en: Mercantil

Por medio de la presente nota les informamos de las últimas novedades que en materia de los libros de los empresarios, resultan de aplicación como consecuencia de la Instrucción de la Dirección General de Registros y del Notariado (en adelante, DGRN) de fecha 12 de febrero sobre legalización de los mismos, en aplicación y  desarrollo de lo previsto en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, que dispone que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.

 Así, a la ya instaurada obligación de presentación vía telemática de los Libros obligatorios de índole contable ante el oportuno Registro Mercantil, a través de la referida Instrucción de la DGRN de 12 de febrero se incorporan una serie de instrucciones que resultan de aplicación a los Libros de Actas o decisiones del socio único, Libro Registro de Acciones Nominativas/Socios y, en su caso, Libros de Contratos con el Socio Único de las sociedades.

 De cara a la operativa habitual en relación a la presentación de libros, resumimos brevemente las normas establecidas que resultarán de aplicación:

(i) Como norma general y para todos los ejercicios sociales iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013, es obligatoria la presentación de los citados libros de forma telemática (en la web registradores.org) ante el correspondiente Registro Mercantil, en el plazo de los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social.

(ii) Los Libros existentes en formato papel, de hojas móviles o no, deberán ser objeto de cierre y junto a la primera presentación telemática de los Libros anteriormente referenciados se incorporará una Certificación del Órgano de Administración de la Sociedad en la que se hará constar una diligencia de cierre de los mismos.

(iii) Independientemente del número de actas que contengan, los libros de actas o de decisiones del socio único se legalizarán anualmente, mediante el envío telemático de las actas correspondientes a dicho ejercicio cerrado. No obstante si fuese necesario acreditar algún hecho de forma puntual, se podrá legalizar un libro de detalles de actas en cualquier momento del ejercicio.

(iv) Respecto a los Libros Registro de Acciones Nominativas/Socios, una vez legalizado por primera de vez de forma telemática, sólo será necesario legalizarlo de nuevo en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se hay producido una variación en la titularidad o se hubiese constituido algún gravamen sobre las acciones/participaciones.

(v) Las sociedades que nunca hayan legalizado libro de actas o de socios/acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, podrán legalizar un libro comprensivo de todas las vicisitudes de la sociedad desde su constitución. Pudiendo incluir un acta de la junta en la que se ratifiquen todas las actas no legalizadas en su día.

(vi) Respecto de ejercicios cerrados a 31 de diciembre de 2014, y siempre que medie justa causa, se permite la legalización de libros en formato papel debidamente encuadernados.

Por último y relación a los Libros de Actas,  recordamos la obligación establecida por el nuevo artículo 245.3 de la Ley de Sociedades de Capital para los Consejos de Administración de reunirse al menos una vez al trimestre.

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